四川鸿琛建设集团合同管理制度
（试行）
第一章 总   则

第一条   为强化集团及各子公司合同管理机制，加强合同管理，最大限度地防范和化解经营风险，确保集团及各子公司经济活动的交易安全，维护企业合法权益，特制定本制度。
第二条   合同管理是指在集团法律总监的领导和法律事务与合同管理中心的指导下，集团各部门及各子公司对合同的订立、履行、变更、解除、终止及文本等方面的管理。
      第三条  合同管理内容包括：合同意向的评审、确认，相对方资信审查，合同招标投标、谈判、文本编审，合同签约、履行、争议解决，合同文本及资料的管理。
      第四条  本规定所指的合同是指：
      外部合同：集团及各子公司根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定，与其他单位所签订的买卖、借贷、租赁、承揽、建设工程、技术咨询与服务等合同。
      内部合同：集团及各子公司与所属部门或员工订立的内部经济责任合同、劳动合同等。
      第五条  合同内容应做到：条款齐全、用词精确、逻辑严谨、结构合理；字体大小、页面设计及装订成册，应当统一、美观。
第六条  在合同管理过程中，集团各职能部门及各子公司应团结协作、讲究效率、保守秘密，尽职尽责。
第七条  凡集团及各子公司对内、对外订立一切合同，必须遵守订立合同的原则，履行本管理制度规定的程序。

第二章 管理部门及职责

第八条   法律事务与合同管理中心是集团合同管理的主管职能部门。集团行政管理中心、财务管理中心、工程管理中心、品牌管理中心、资产管理部等部门及各子公司，按照本制度规定的职责，对合同分别实施管理。
第九条  法律事务与合同管理中心负责对集团及各子公司各类合同进行统一管理，其职责是：
一、制订合同管理的规章制度及有关配套制度。对集团各部门及各子公司的合同管理工作，进行监督、检查。
二、组织相关部门和人员，对合同相对方进行资信调查或审查。
三、组织并参与合同的谈判、招标投标工作。
四、组织或协助集团相关部门及各子公司起草合同；负责合同审查及签约工作。
五、监督、检查集团相关部门及各子公司履行合同的情况，及
时处理履行合同过程中发生的问题。
六、对合同签约、履行和存在问题进行统计分析及经验总结。
七、处理因合同履行而发生的诉讼和非诉讼法律事务。
第十条  集团行政管理中心是合同印章、合同文本的管理部门，其基本职责是：
一、保管集团及各子公司的合同印章。
二、正确使用合同印章。
三、负责合同文本的登记、保管、维护，负责合同借阅工作。
      第十一条  集团各职能部门及子公司参与合同文本的起草、签订及负责合同履行的基本单位。其职责是：
一、参与对合同相对方的资信调查、合同谈判和招标投标工作。
二、参与草拟合同文本。根据工程项目的具体情况和签约背景，协助集团法律事务与合同管理中心草拟合同的基本条款及内容。
三、办理由集团法律总监和总裁对合同签订的审核、审批手续。
四、负责合同履行。
五、收集在合同履行过程中的各类信息并及时反馈给集团法律事务与合同管理中心。
第十二条   按照职能要求，集团职能部门及各子公司对合同中的专业技术进行审查：
一、法律事务与合同管理中心：负责对所有合同的文字、语言、条款、结构是否标准、规范，内容是否严谨、是否符合国家法律法
规等法律专业技术的审查。
二、财务管理中心：负责资产、融资、借贷、财务会计等专业技术的审查。
      三、行政管理中心：负责劳动用工、培训、员工劳动保险及办公用品、通讯、信息网络、水、电、气、燃料等专业技术的审查。
      四、 工程管理中心：负责工程设计、施工、监理、质量等专业技术的审查。    
五、品牌管理中心：负责集团及各子公司品牌形象、企业文化以及开发建设项目的市场决策、定位、营销推广、客户服务等专业技术的审查。
六、资产管理部：负责货物或设备名称、型号、价格、数量、交付验收及质量等专业技术的审查。
七、集团各子公司：协助集团各职能部门对合同中相关专业技术的审查。
第十三条   集团各职能部门及各子公司，应当按照在合同管理中的分工及职能，履行各自的义务。

第三章  合同谈判的管理
第十四条  为预防参与集团对外经济活动的员工的谋私行为，防止合同标的价格出现较大偏差，保障集团利益最大化，合同的谈判活动必须有二人以上参与进行。
第十五条  法律事务与合同管理中心是合同谈判成员的组织部门，根据合同性质，负责召集和通知下列人员，参加合同谈判活动：
一、重大经济合同：由集团总裁、副总裁、法律总监、法律事务与合同管理中心负责人、行政管理总监、财务管理总监、市场开发部部长和品牌总监组成谈判小组，与合同相对方进行谈判。
二、标的在十万元以上的合同：由集团法律总监、法律事务与合同管理中心负责人、行政管理总监、财务管理总监、品牌总监和资产管理部部长或其受委托人组成谈判小组，与合同相对方进行谈判。
三、标的在十万元以下的合同：原则上，法律事务与合同管理中心负责人或其受委托人应当参与合同谈判。但经法律事务与合同管理中心负责人对意向性合同进行审查，认为合同内容公正、公平、未违反法律规定，且标的物质优价廉，可不参与合同的谈判活动。
第十六条  合同谈判的主要内容应当制作笔录。法律事务与合同管理中心参与合同谈判活动时，谈判笔录由法律事务与合同管理中心人员制作；法律事务与合同管理中心未参与合同谈判活动，谈判笔录由承办部门或下属单位人员制作。
谈判笔录的内容，必须经参加合同谈判的全体成员确认并签字。 

第四章 合同审查、审批、签订的管理

第十七条  集团相关职能部门或下属单位在接到集团领导签订合同的指示后，应首先审查合同相对方是否具有合法主体资格。审查内容包括：营业执照、机构代码、税务登记证、企业资质证、法人身份、授权委托书、受委托人身份。
        第十八条  合同审查
一、集团相关职能部门或各子公司，须在合同签订前二个工作日，重大经济合同须在合同签订前五个工作日，提供合同相对方的主体资格资料及下列相关资料，并协助法律事务与合同管理中心草拟合同：
（一）设计图或施工图；
（二）施工方案或作法说明；
（三）设备或材料名称、规格、型号、价格的清单；
（四）其他相关资料。
二、合同审查的主要内容
      （一）合法性：合同相对方是否具有合法主体资格，合同内容是否真实，权利义务是否明确，有无超经营范围的交易，是否以合法形式掩盖非法目的等。      
（二）可行性：合同文本条款内容是否严密，合同相对方是否具有履约能力，预期效益取得、可能承担的风险、不可抗力等因素是否考虑充分等。
     （三）经济性：合同标的执行的价格是否有依据，价格构成是否合理，合同履行成本是否最低等。
     （四）技术性：合同标的技术条款是否齐全，各项技术参数、指标、性能要求、执行标准等是否详实、具体、明确。    
（五）安全性：对合同履行中存在的风险因素是否考虑充分、防范措施是否具体得当。
（六）规范性：合同结构是否合理，逻辑是否严谨，版面是否美观。
三、法律事务与合同管理中心在接到上述资料的二日内，对合同相对方的资格进行审查，并草拟、审查合同文本。
 第十九条   凡对内对外签订的所有合同，正式签订前必须按程序报批。  
合同的审批程序为：
经办人填写《合同签订审批表》→部门领导或单位领导意见→法律事务中心负责人审查→集团法律总监审核→集团总裁审批。
经集团总裁授权，集团副总裁或法律总监可代为履行审批合同的权力。
第二十条    合同签订的基本程序
一、进行招(议)标合同的签订程序：
招标→评标→定标→发放中标通知书→草拟合同文本→审查合
  同文本→按程序办理合同审批→签订合同。
  二、不进行招（议）标合同的签订，按以下程序进行：
集团相关职能部门或各子公司接到签订合同的指示→审查相对方资格→组织合同谈判→草拟合同文本→审核合同文本→按程序办理合同审批→签订合同。
三、凡属重大合同或涉及多项专业技术的合同，由法律事务与合同管理中心牵头组织集团相关职能部门或各子公司，研究、起草、审定合同，然后按程序办理合同的审批，再签订合同。    

第五章 合同履行的管理   
                              
第二十一条   合同生效后，由集团法律事务与合同管理中心牵头，负责组织相关职能部门对合同履行的情况进行动态监督。
集团法律事务与合同管理中心将监督合同履行的情况形成书面报告，及时提供给法律总监和集团总裁，以供集团在经营管理决策时的参考。
      第二十二条   负责合同履行的承办部门或下属单位，须加强对合同履行的管理工作。对生效合同，必须做到在履行过程中或合同终止后，根据履行的情况，将履行结果书面送集团法律事务与合同管理中心，再由集团法律事务与合同管理中心报法律总监和集团总裁。

第六章  合同变更、解除、终止的管理
第二十三条   在合同履行中遇到特殊情况需要变更时，必须由承办部门或下属单位查明原因，提出意见，报法律事务与合同管理中心，经法律总监审核和集团总裁审批后，与合同相对方进行协商。
      第二十四条   与合同相对方达成一致意见后，必须签订书面变更协议。签订书面变更协议必须履行办理合同变更的审批手续。合同变更的审批程序，依照合同签订审批程序的规定执行。
 第二十五条   在合同尚未履行或尚未全部履行的情况下，需要解除合同时，遵循与合同变更相同的程序。
                             
第七章 合同争议

第二十六条  合同履行过程中，如发生争议，由集团法律事务与合同管理中心组织集团相关职能部门，并与合同承办部门或下属单位一起，及时与合同相对方协商解决。
如双方对合同内容存在重大争议，经多次协商达不成一致意见而影响集团利益，必要时经集团法律总监和总裁批准，并根据双方在合同中约定争议处理的条款内容，应及时向仲裁机构申请仲裁或向有管辖权的人民法院起诉，以维护企业的合法权益。

第八章   合同文本管理

第二十七条  合同文本及档案的保管人为集团行政管理中心。
合同签订后，集团法律事务与合同管理中心应当将合同原件及
订立合同的其他资料进行登记、整理、装订，并及时交给集团行政管理中心保管。
集团行政管理中心对合同档案的保管，应当按年份编号、登记，做到齐全、正规、一目了然，便于查找。
第二十八条  合同签订后，集团财务管理中心、工程管理中心、市场开发部、法律事务和合同管理部、审计督察部和负责合同履行的承办部门或下属单位，只能保留、使用合同复印件。
各子公司（或项目部）的非合同承办部门其他或人员使用合同文本时，须经领导批准；集团其他职能部门使用合同文本时，应首先向法律事务与合同管理中心提出申请，经集团法律总监批准后，由集团行政管理中心进行复制。
第二十九条  知悉合同谈判、草拟、签订、履行及条款内容的有关部门及人员，应当保守合同秘密，不得向任何人（包括与合同谈判、草拟、签订、履行无关的集团内部及外部人员）泄露合同信息。
第三十条  合同档案应当永久保存。
合同档案发生毁损、被盗、遗失情形时，合同保管人应当立即向集团法律总监和总裁报告，并采取有效措施防止给集团造成损失或损失的扩大。
合同档案的销毁，首先由合同保管人书面提请法律事务与合同管理中心审查，再报法律总监和集团总裁批准。

第九章  附 则

第三十一条  本制度由集团法律事务与合同管理中心负责解释。
第三十二条   本制度自二O一O年七月一日起试行。